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今回、私が行った業務はお客様先にて約3000台のパソコンをキッティングし、そのパソコンを各拠点へ配送し配置するという内容であった。この業務を始めるにあたり、当初の想定とは違った内容への変更が2点あり、そのいずれもが利益を削ることになってしまった。1つは、配送の際、前日に集荷して翌日に配送するいわゆる宅急便方式での配送を想定していたが、当日集荷の当日配達で行う、チャーター便方式へ変更しなければならなかった。既に配送業者との段取りを済ませ、体制も整えてあったのだが、設定が済んだPCを敷地外で保管することになり、それはセキュリティの観点からNGとのことであった。今思えば、もっと早い段階で、作業を想定し質問をしておく必要があったと痛感する。結局この変更により、配送費用が倍になってしまった。もう1つは、梱包作業をするスペースが取れなかったことだ。その為、パソコンや梱包資材を毎回集積場所から出し入れする必要が生じ、この移動作業に1日の内1時間強の時間を割かなければならなくなり、余計な工数が増えてしまった。このような想定外の事象は、他のプロジェクトでも起こりうることだと思うが、やはり事前打ち合わせの段階でその作業内容についてしっかりと確認し、想定外の事象が起こらないようにリスクを1つ1つ潰していくことが大切だと改めて実感した。段取り8分と言われるが、今後同じミスを犯さないよう、作業の想定、事前確認、事前準備をしっかりと行うことを肝に銘じ取り組んでいきたい。