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コミュニケーションコストとは、意思疎通にかかる時間と労力のことであり、依頼内容が正しく伝わらない、あるいは理解が浅く何度も質問が発生する状況は、コストが高い状態と言える。このコストが高まると、作業の初動が遅れるだけでなく、認識の違いによるミスも発生しやすくなる。このコストを削減するためには、いくつかのポイントがある。1つ目は、簡潔に説明すること。一度に多くの情報を伝えると相手の理解が追いつかず、確認作業が増えるため、要点を整理し、伝わりやすい形で説明することが重要だ。2つ目は、適切なツールを選ぶこと。急ぎの場合は電話やチャット、データの共有が必要ならメールを使うなど、状況に応じた手段を選択することだ。3つ目は、必要な情報を十分に提供すること。簡潔さを意識するあまり情報が不足してしまうのでは意味がない。4つ目は、相手の立場や経験を考慮し、略語や専門用語を避けること。自分には当然のことでも、相手にはそうでないからだ。ここまでは話して側のポイントだが、聞き手側の努力も必要である。相手の話を注意深く聞き、質問をする際には論点を整理するなど、お互いに協力することでコミュニケーションコストを削減できるはずだ。私自身も説明が苦手な部分や理解が追いつかないことがあるため、コミュニケーションコストを意識し、より効率的に業務を進めていきたい。